Zu viele Klicks, um an die wichtigen Infos zu kommen

Gleich am ersten Tag bei der Mindelheimer Zeitung – eine Regionalausgabe der Augsburger Allgemeinen – lernte ich kennen, was es heißt, täglich Themen finden zu müssen. Zumal eine Lokalredaktion nicht auf Agenturmeldungen zurückgreifen kann, sondern alle Themen selbst recherchieren muss. Zur Diskussionen standen Themen wie Kälte, zugefrorene Weiher, Kfz-Zulassungen, Jubiläen und natürlich Fasching. Netterweise wurde ich mit Kulturthemen beauftrag. Die Varusschlacht und eine Ausstellung waren meine Themen.

Neben dem Schreiben eines Artikels direkt in dem Layout, wie er später gedruckt wurde, waren natürlich die Gespräche mit den Redakteuren über ihren Alltag höchst interessant. U. a. kam dabei zu Tage, dass sie  – selbst von PR-Profis – nicht gerade leserfreundlichen Emails erhalten. Viel zu viele unnötige Klicks müssen sie machen, um an die nötigen Infos zu kommen. Wenn Sie also das Lesen Ihrer Email und damit einhergehend Ihre Chance auf Veröffentlichung erhöhen wollen, überprüfen Sie, ob Sie folgende Punkte beachten, denn je weniger Klicks eine Redakteur machen muss, um an die Info zu kommen, desto höher die Chance wahrgenommen zu werden.

Betreff: Auf einen Blick muss klar sein, worum es geht. Bei Terminsachen auch Datum und Uhrzeit
(Bsp.: Ausstellungseröffnung: Im Reich der Phantasie, Sa, 29. 11., 16 Uhr)

Pressetext immer in die Mail schreiben. Falls der Text nur als Anhang geschickt wird, dann als Word-Dokument damit vereinzelte Textstellen einfach übernommen werden können. Auch hier gilt natürlich eine eindeutige Bezeichnung des Dokuments. Da ich den Pressetext immer in die Mail schreibe, schick ich den Anhang als pdf, für den Fall, dass er ausgedruckt wird. Damit bleibt das Layout erhalten.

Terminankündigung für die Service- bzw. Veranstaltungs-Seite der Zeitung, sollten alle notwendigen Infos kurz, knapp und übersichtlich dargestellt werden.

Bsp.
Titel: Buchvorstellung: Rosa Weiss
Veranstalter: Mindelheimer Museen
Datum: 27. Januar 2009
Beginn: 19.30 Uhr
Programm: Am Tag des Gedenkens an die Opfer des Nationalsozialismus setzen sich u. a. Jürgen Gerner, Franz Epple mit Roberto Innocentis außergewöhnlichem Bilderbuch auseinandner. Mit „Rosa Weiss“ legte Roberto Innocenti ein bewegendes Bilderbuch über das Trauma des Holocaust vor, das zunächst kontrovers diskutiert und dann mit zahlreichen Preisen bedacht wurde.
Veranstaltungsort: Ausstellungshalle im Jesuitenkolleg, Hermelestr. 3
Eintritt frei

Email selbst sollte die wesentlichen Infos wie Worum geht’s, Tag, Datum, Uhrzeit und Kontaktdaten (!) enthalten.

Email-Absender muss klar sein: Ja, auch das habe ich gesehen, dass als Absender nur ein Ort stand. Großes Grübeln also, wer will mir was mitteilen? Was, wenn dieser Ort gar nicht ins Verbreitungsgebiet der Redaktion fällt? In meinem Fall stellte sich dann heraus, dass der Sitz des Verbandes zwar nicht im Verbreitungsgebiet war, wohl aber Mitglieder aus dem Verbreitungsgebiet kamen – ergo es doch interessant war.

Die Empfänger der Email sollten im BC-Feld stehen und nicht im An-Feld.

Die allgemeine Redaktionsadresse redaktion@… ist durchaus angebracht, weil – so war’s zumindest in meinem Fall – alle Redakteure darauf Zugriff haben und es eine Person gibt, die die Mails entsprechend weiterleitet. Sinnvoll v. a. dann, wenn der zuständige Redakteur nicht da ist.

Übrigens finden Redaktionskonferenzen meist zwischen 10 und 12 statt. Dort werden nicht nur die Themen des Tages festgelegt, sondern auch für die nächsten Tage. In meinem Fall wurde sogar ein Ereignis „schon mal auf Termin gelegt“ und zwar auf Mitte Juni.

Ich fand meine drei Tage super spannend. Ich habe einiges gelernt und es fand ein konstruktiver Austausch statt. Ich kann (angehnden) PR-Beratern oder PR-Beauftragten nur empfehlen, sich mal ein kurze Auszeit zu nehmen und Redaktions-Luft zu schnuppern.

Übrigens ist der leitende Redakteur durch mein Gastspiel zum Twitterer geworden – den Account hat er zumindest schon angelegt.

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